¿Qué es el protocolo empresarial?

Congreso. El evento será realizado los días 19, 20 y 21 del mes en curso en el Hotel Embajador.

Por MARIELA BIDÓ. [email protected]

Si damos un repaso por la etimología del término protocolo, este nos lleva rápidamente a su definición más utilizada; distintas conductas y reglas que las personas en una determinada sociedad deberán conocer y respetar en ocasiones específicas.

Marina Fernández Marina Fernández/Fuente Extra

Sin embargo, para una mayor compresión de este reglamento o serie de instrucciones, y su aplicación en el área empresarial hablamos con Marina Fernández, Directora de Relaciones institucionales de la Escuela Internacional de Protocolo, quien será ponente internacional del XVII Congreso Internacional de Protocolo, Ceremonial, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, bajo la responsabilidad de INNOVA Group junto a la Organización Internacional de Cere-monial y Protocolo (OICP) y la Escuela Internacional de Protocolo de España. Se estará celebrando los días 19, 20 y 21 de noviembre en el Hotel Embajador.

Pues según la profesional el protocolo es un conjunto de procedimientos y recomendaciones que tienen el objetivo común de lanzar un mensaje concreto y con el cual se debe proyectar una imagen.
Pero ¿Qué es el  protocolo social o empresarial?

No existe un único protocolo, ya que este se encuentra en cualquier ámbito de la sociedad. Así, un Protocolo Empresarial bien diseñado e implementado ayudará a mejorar la cuenta de la empresa, o un buen Protocolo Universitario será una herramienta eficaz para promover la imagen de la institución.

Saber desenvolverse en las relaciones sociales, ¿Es un arte?  

Es un arte que comienza desde que somos pequeñitos, con el proceso de socialización (aprender a decir “gracias” o “buenos días”).  Todas las personas, sean profesionales del Protocolo o no, se beneficiarían de tener un buen manejo de la relación social. Ser conscien-tes de la imagen que proyectamos a través de nuestro comportamiento y cómo adaptarla según la situación social.

¿Qué debemos tomar en cuenta para ser buen un portador de protocolo?

Para manejar bien el protocolo es absolutamente imprescindible ser formado por profesiona-les cualificados. Igual que el médico o el arquitecto, el profesional del protocolo tiene años de estudio a sus espaldas.

Un acto de empresa sin protocolo, ¿Puede fallar?

Fallará seguro. Quizás quede muy bonito, y el catering sea excelente. Pero si el mensaje que quería lanzar el anfitrión no le queda claro a los invitados, entonces el acto será un fracaso. Todas y cada una de las decisiones de planificación y organización de un evento deben de ser tomadas para alcanzar el objetivo que marca el anfitrión (vender más del producto x, agasajar a unos clientes importantes, etc…). Esto es así no solo para los actos de empresa, sino para cualquier tipo de evento.
Naturalidad e intuición ¿Pueden ayudar ante la falta de protocolo?

Curiosamente intuición y, sobre todo, naturalidad son dos características del buen profesio-nal del protocolo. El protocolo bien entendido siempre debe resultar natural, no encorseta-do. No obstante, para poder comportarse con esa aparente naturalidad, hay que ser un pro-fundo conocedor del protocolo y de la situación específica en la que nos encontramos. Si no existe un elevado riesgo de “pasarnos de naturales” y provocar una situación incómoda que nos haga pasar un mal rato y, además, afecte negativamente a nuestra imagen profesional o personal.

¿Qué valores son importantes en la vida social?

Yo diría que el respeto a las costumbres y modos de actuar diferentes a los propios es un pilar fundamental ya que ayuda a la comprensión y cooperación entre personas distintas, algo muy necesario hoy en día. En el fondo, el protocolo es una herramienta de paz que puede ayudar a tender puentes entre personalidades enfrentadas.

El mayor error en protocolo…

La falta de preparación de muchas personas que pretenden ser profesionales del sector. Y también considerar el protocolo como algo antiguo, “una cosa sólo de reyes”, inflexible y rígido. Al contrario, el protocolo es una moderna herramienta de comunicación. Pero hay que saber manejarla correctamente.

Su consejo para estar bien en cualquier circunstancia

Hacer una pequeña investigación previa del acto al que vamos a asistir. Dónde es, qué va a ocurrir, quién es nuestro anfitrión, quién más está invitado, etc…Si en un momento del even-to nos sentimos perdidos, lo mejor es fijarnos en el modo de actuar del anfitrión, ya que él es quien marca las pautas de actuación y lo que “se debe y no se debe hacer” en ese evento. El protocolo puede ayudarnos a proyectar la imagen deseada en cada momento.

¿Cómo mejorar la imagen personal y profesional?

Ser consciente de dónde estamos y a dónde queremos llegar, y qué es necesario para conse-guirlo.

¿Qué papel tiene la etiqueta en el protocolo empresarial?

La etiqueta, la imagen y los modos de los trabajadores de la empresa, ha-blan de la filosofía y los valores de la empresa. Por eso, han de adaptarse a los objetivos de cada empresa. Las empresas deben incluir su propio protocolo, adaptado a sus necesidades y objetivos, en el plan estratégico de comunicación. Los profesionales del protocolo deben trabajar coordi-nados con los responsables de Comunicación, Marketing, Publicidad y Re-laciones Públicas.

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